System DMS (Document Management System) to narzędzie idealne dla każdego większego przedsiębiorstwa. Pozwala on na modelowanie i zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie. Dzięki systemowi DMS może również wdrożyć zaawansowane usprawnienia procesów pracy oraz zautomatyzować część procesów biznesowych. Jakie są inne zalety wprowadzenia DMS w firmie?
Zwiększona produktywność i lepszy podział pracy
System DMS pozwala na cyfrowe zarządzanie dokumentami oraz pracę nad nimi paru osób naraz. Jest to świetne rozwiązanie szczególnie teraz, gdy sporo pracodawców przenosi się na tryb pracy zdalnej. Migracja DMS w firmie pozwala pracownikom na pracę z każdego miejsca na ziemi — wystarczy jedynie, aby byli oni zalogowani na swoje konta.
DMS może również usprawnić przepływy pracy. Dzięki dostępowi do kontroli czasu pracy i do analizy wyników można zidentyfikować ogniwa, które negatywnie wpływają na produktywność całego zespołu. System pozwala też na zidentyfikowanie powtarzalnych zadań, które mogą zostać zautomatyzowane. Dzięki temu pracownicy będą mogli zająć się kreatywnymi zadaniami.
Dzięki bezpośredniemu dostępowi do wszystkich dokumentów, umów, faktur oraz do profilu klientów, łatwiej jest również podejmować trafne decyzje biznesowe. Przekłada się to bezpośrednio na lepszą jakość usług.
Ochrona przed utratą danych
Zainstalowanie systemu DMS w firmie świetnie chroni przed utratą danych przy jednoczesnym łatwym dostępie do danych przez pracowników. Cyfrowe zarządzanie treścią pozwala na dostęp do dokumentów jedynie wybranym osobom. Co więcej, dokumenty przechowywane są na szyfrowanych dyskach lub w chmurach, co powoduje, że ich ewentualna kradzież staje się naprawdę trudna.
Archiwizacja dokumentów
Nie wolno zapominać o korzyściach płynących z cyfrowej archiwizacji dokumentów. Dzięki systemowi zarządzania treścią można nie tylko mieć bieżący dostęp do wielu dokumentów, ale można je również na bieżąco archiwizować.
Chyba każdy przedsiębiorca wie, z jakim kosztem wiąże się wieloletnia archiwizacja dokumentów. Sporym problemem przy tego typu sposobie przechowywania danych jest również wyszukiwanie informacji w nich zawartych. Dzięki systemowi zarządzania treścią archiwizacja wielu dokumentów staje się prostsza, a koszty z nią związane maleją.
